Inspección de la STPS: qué revisan en 2026 y cómo preparar a tu empresa

Las inspecciones de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) cambiaron de naturaleza. Hasta hace pocos años, un inspector revisaba que existieran los documentos. Con el modelo vigente en 2026, revisa que los documentos sean congruentes entre sí: que las horas del registro de asistencia coincidan con la nómina, que la nómina coincida con el CFDI timbrado, que el CFDI coincida con el salario reportado al IMSS y que todo coincida con el contrato. Un solo dato fuera de lugar abre una línea de revisión. Esta guía explica cómo funciona el modelo, qué piden y cómo llegar preparado.

Tipos de inspección

• Ordinaria: programada, con orden de inspección y citatorio previo. Es la más común.
• Extraordinaria: sin aviso, por denuncia, accidente o riesgo inminente.
• De constatación (REPSE): para empresas registradas como prestadoras de servicios especializados; verifica que la actividad real corresponda al registro.
• Con enfoque transversal: revisa varias materias en una sola visita (condiciones generales de trabajo, seguridad e higiene, capacitación).

Qué documentos piden

La lista varía según la materia, pero en una inspección de condiciones generales de trabajo casi siempre solicitan:

Documento	Lo que verifican
Contratos individuales de trabajo	Que existan, estén firmados y reflejen el puesto, salario y jornada reales
Registros de asistencia	Que documenten la jornada y coincidan con la nómina; desde 2027, que sean electrónicos
Nóminas y recibos (CFDI)	Que el salario pagado coincida con el contrato y con el IMSS
Altas, bajas y modificaciones ante el IMSS	Que todo el personal esté inscrito con el salario correcto
Comprobantes de pago de aguinaldo, vacaciones, prima vacacional y PTU	Que se pagaron en tiempo y monto
Reglamento interior de trabajo	Que esté depositado y sea consistente con la operación
Constancias de capacitación (DC-3) y planes	Que la capacitación documentada haya ocurrido
Comisiones mixtas (seguridad e higiene, capacitación, PTU)	Que existan y sesionen
Registro de trabajadores en teletrabajo y lista de verificación NOM-037	Si hay personal remoto
Evidencias NOM-035	Política, cuestionarios y acciones de control

Las inconsistencias que más multas generan

1. Horas que no cuadran. El registro de asistencia muestra 50 horas semanales y la nómina paga 48 sin tiempo extra. O al revés: se pagan horas extra que ningún registro respalda.
2. Salario del contrato distinto al del CFDI o al del IMSS. Es la señal clásica de subregistro.
3. Personal sin contrato escrito o con contratos por tiempo determinado que se renuevan indefinidamente.
4. Prestaciones pagadas fuera de plazo. Aguinaldo después del 20 de diciembre, PTU después del 30 de mayo.
5. Capacitación en papel. Constancias DC-3 sin cursos reales detrás.
6. Falta de registro electrónico de jornada. A partir de 2027, tiene su propia multa de 250 a 5,000 UMA. Lee la guía del registro electrónico.

Las multas por incumplimiento de condiciones generales de trabajo se calculan en UMA y, en varios supuestos, por cada persona trabajadora afectada. Con 50 personas, una infracción aparentemente menor se multiplica por 50.

Cómo se desarrolla una visita

1. Citatorio o presentación. En la ordinaria, el inspector deja citatorio para el día siguiente; en la extraordinaria se presenta sin aviso.
2. Identificación y orden de inspección. Tienes derecho a verificar la credencial del inspector y a recibir copia de la orden, que indica la materia y el alcance.
3. Recorrido y entrevistas. El inspector puede recorrer las instalaciones y entrevistar a personal y representantes sindicales.
4. Revisión documental. Presenta lo solicitado; lo que no tengas a la mano puede entregarse después en el plazo que fije el acta.
5. Acta de inspección. Se levanta al final. Léela completa antes de firmar y anota tus observaciones; puedes firmar bajo protesta.
6. Emplazamiento. Si detectan irregularidades, recibirás un emplazamiento con un plazo para corregirlas o para ofrecer pruebas. Atenderlo a tiempo suele evitar la multa.

Lista de preparación permanente

La preparación no es un evento, es un estado. Estas prácticas mantienen a la empresa lista en cualquier momento:

• Expediente digital por persona: contrato, alta IMSS, identificación, recibos, constancias. Que se abra en segundos.
• Asistencia conectada con nómina. Si las horas fluyen del registro al cálculo sin recaptura, la congruencia es automática. Es el punto que más inconsistencias elimina.
• Conciliación mensual entre nómina, CFDI timbrado y salario base de cotización del IMSS.
• Calendario de obligaciones con alertas: aguinaldo, PTU, prima vacacional, declaraciones, renovaciones.
• Reglamento interior depositado y actualizado con la jornada vigente.
• Comisiones mixtas integradas, con actas de sesión.
• Capacitación real y documentada, con listas de asistencia y evaluaciones.
• Responsable designado para atender visitas, con un protocolo escrito de recepción.
• Auditoría interna anual, idealmente con un despacho externo, simulando una inspección.

El papel de la tecnología

El modelo de inspección basado en cruce de datos premia a las empresas cuyos datos nacen en un solo lugar. Cuando la persona registra su jornada, el sistema calcula horas e incidencias, la nómina toma ese cálculo y el CFDI se timbra con los mismos números, no hay nada que cuadrar “a mano”. Cuando cada paso vive en una hoja distinta, cada paso es una oportunidad de inconsistencia.

Para entender el costo de no documentar la jornada, revisa nuestra guía sobre sanciones por no llevar control de asistencia.

¿La STPS avisa antes de una inspección?

En las inspecciones ordinarias deja un citatorio para el día siguiente. Las extraordinarias, por denuncia o riesgo, se realizan sin aviso previo.

¿Qué documentos debo tener listos para una inspección laboral?

Contratos, registros de asistencia, nóminas y CFDI, movimientos ante el IMSS, comprobantes de prestaciones, reglamento interior, constancias de capacitación y actas de comisiones mixtas, entre otros.

¿Puedo negarme a firmar el acta de inspección?

Puedes firmar bajo protesta y asentar observaciones. Negarse a firmar no invalida el acta; lo recomendable es leerla completa y documentar cualquier desacuerdo.

¿Qué es el SIDIL?

El Sistema de Inteligencia de Datos para la Inspección Laboral, con el que la STPS cruza información patronal, del IMSS y de CFDI para detectar inconsistencias y programar inspecciones.